प्रदेश प्रमुखको कार्यालय,सुदूरपश्चिम प्रदेश, धनगढी कैलालीको

शाखागत कार्य विवरण (Job Description)

व्यवस्थापन शाखासँग सम्बन्धित कार्यहरु:

1.माननीय प्रदेश प्रमुखको कार्यसम्पादनका लागि आवश्यक प्रशासनिक सहयोग उपलब्ध गराउने,

2.कर्मचारी प्रशासन कार्यालय तथा निवासको सुरक्षा व्यवस्था तथा कार्यालय व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य, बजेट, कार्यक्रम तयारी तथा आर्थिक प्रशासन र जिन्सी व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य गर्ने,

3.कानूनी राय तथा परामर्श सम्बन्धी कार्य गर्ने,

4.कार्यालयसँग सम्बद्ध विषयमा अदालतमा पर्ने निवेदनहरुमा लिखित जवाफ तथा प्रतिरक्षा सम्बन्धी कार्य गर्ने,

5.विधेयक तथा अध्यादेश प्रमाणीकरणसम्बन्धी कार्य, सोको अभिलेखिकरण तथा तत् पश्चातको आवश्यक कार्यबाही सम्बन्धी कार्य गर्ने,

6.माननीय प्रदेश प्रमुखबाट हुने विभिन्न भेटघाट सम्बन्धी व्यवस्था र सोको अभिलेखिकरण गर्ने कार्यमा सूचना तथा समन्वय शाखालाई सहयोग र सहजीकरण गर्ने,

७.माननीय प्रदेश प्रमुखको कार्यक्रम र भ्रमणसम्बन्धी अभिलेख व्यवस्थापनमा सूचना तथा समन्वय शाखालाई सहयोग र सहजीकरण गर्ने,

8.तोकिए बमोजिमका अन्य कार्यहरु गर्ने,

सूचना तथा समन्वय शाखासँग सम्बन्धित कार्यहरु:

1. माननीय प्रदेश प्रमुखज्यूको कूटनीतिज्ञ एवं अन्य व्यक्तित्वहरूको भेटघाटसम्बन्धी कार्यमा समन्वय र सहजीकरण, भेटघाट व्यवस्थापन र सोको अभिलेखीकरण गर्ने,

2. माननीय प्रदेश प्रमुखको तर्फबाट हुने विभिन्न पत्राचारसम्बन्धी कार्यमा सहयोग गर्ने,

3. माननीय प्रदेश प्रमुखले दिनुहुने विभिन्न शुभकामना, मन्तव्य, वक्तवव्य, सन्देश इत्यादिको मस्यौदा तयार गर्ने,

4. विभिन्न पदाधिकारीहरुको नियुक्ति, सपथ ग्रहण र प्रदेश प्रमुख समक्ष पेश हुने प्रतिवेदन ग्रहण आदि कार्यक्रमहरुको व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य गर्ने,

5. प्रदेश मन्त्रिपरिषद्, प्रदेश सभा आदि निकायबाट प्राप्त निर्णय, प्रतिवेदन तथा अन्य विवरण प्राप्त गर्ने, अभिलेखिकरण गर्ने तथा आवश्यक कार्यबाहीको प्रक्रिया बढाउने कार्य गर्ने,

6. कार्यालय भित्र र बाहिर हुने विभिन्न औपचारिक तथा अनौपचारिक समारोहको समग्र व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य गर्ने,

7 . प्रदेश प्रमुखलाई आवश्यक पर्ने सूचनाको सङ्कलन र सम्प्रेषण सम्बन्धी कार्य गर्ने,

8. कार्यालयको वेवसाइट अद्यावधिक गर्ने,

9. माननीय प्रदेश प्रमुख संलग्न हुने औपचारिक, अनौपचारिक कार्यक्रम तथा भ्रमणहरुको समन्वय तथा व्यवस्थापन गर्ने र त्यस्ता कार्यक्रम र भ्रमणहरुको अभिलेखीकरण गरी व्यवस्थित गर्ने,

10. विभिन्न प्रदेशहरु र अन्य सरोकारवाला कार्यालयबाट भए गरेका काम कारवाहीको सम्बन्धमा आवश्यक जानकारी, समन्वय तथा अनुभव आदान प्रदान सम्बन्धी
कार्य गर्ने,

11. माननीय प्रदेश प्रमुख, प्रदेश प्रमुखको कार्यालय, प्रदेश सरकार, प्रदेश सभा लगायत प्रदेशस्तरको सार्वजनिक सरोकार सम्बन्ध महत्वपुर्ण र उपयुक्त देखिएका प्रकाशित सूचना र समाचारको संकलन तथा अभिलेखिकरण गर्ने। प्रदेश प्रमुखको कार्यालयसँग सम्बन्धित महत्वपूर्ण गतिविधिहरुलाई वेवसाइट तथा संचार माध्यमबाट सार्वजनिक गर्ने,

12. माननीय प्रदेश प्रमुखलाई सम्बोधन गरी प्राप्त निवेदन तथा ज्ञापनपत्रहरुको अध्ययन, विश्लेषण गरी प्रतिक्रिया जवाफ दिने, आवश्यक कार्यबाहीको निम्ति सम्बन्धित निकायमा पठाउने र त्यसको अभिलेख राख्ने कार्य गर्ने,

13. प्रादेशिक तथा अन्य सरकारी निकायहरु, सुरक्षा निकायसँग समन्वय सम्बन्धी कार्य गर्ने,

14. सूचनाको हक सम्बन्धी ऐन २०६४ तथा नियमावली २०६५ बमोजिम सम्पादन गर्नुपर्ने कार्य गर्ने,

15.सपथ ग्रहण एवं अन्य सार्वजनिक समारोहको व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्यमा व्यवस्थापन शाखालाई सहयोग सहजीकरण सम्बन्धी कार्य गर्ने,

16. सार्वजनिक सञ्चार माध्यम, मिडियासँग समन्वय तथा सञ्चार सम्बन्धी अन्य कार्य गर्ने,

17. तोकिए बमोजिम अन्य कार्यहरु गर्ने,

प्रदेश प्रमुखको निजी सचिवालयसँग सम्बन्धित कार्यहरु:

1. माननीय प्रदेश प्रमुखको कार्यक्रम व्यवस्थापन गर्ने,

2. माननीय प्रदेश प्रमुखलाई सम्बोधन गरी प्राप्त हुने निवेदन तथा पत्रहरू सङ्कलन गरी पेश गर्ने र सोको अभिलेखिकरण गर्ने,

3. माननीय प्रदेश प्रमुखको कार्यालयमा हुने भेटघाट व्यवस्थापन गर्ने,

4. माननीय प्रदेश प्रमुख र कार्यालयबिच सम्पर्क सुत्रको कार्य गर्ने,

5. माननीय प्रदेश प्रमुखबाट भएका आदेश÷निर्देशनको कार्यान्वयनबारे अनुगमन र समन्वय गर्ने,

6. प्रदेश प्रमुखको भ्रमण र कार्यक्रम सम्बन्धी अभिलेखीकरणको कार्य गर्ने

प्रदेश प्रमुखको कार्यालय,सुदूरपश्चिम प्रदेश, धनगढी कैलालीको

पदगत कार्य विवरण (Job Description)

सचिव

१. प्रदेश प्रमुख कार्यालयको कर्मचारी प्रशासन र आन्तरिक व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य गर्ने/गराउने।

२. कार्यालयको आर्थिक प्रशासनको सम्बन्धमा लेखा उत्तरदायी अधिकृतको भूमिका निर्वाह गर्ने/गराउने।

३. वार्षिक बजेट तयार गर्ने र सम्बन्धित निकायमा पेश गर्ने/गराउने।

४. बजेट निकासा प्राप्त गरी खर्च गर्ने व्यवस्था गर्ने।

५. प्रचलित कानून बमोजिम सरकारी मालसामान मिनाहा गर्ने, लिलाम बिक्री गर्ने, निर्माण सम्बन्धी कार्यहरू गराउने, र आन्तरिक तथा अन्तिम लेखा परीक्षण गर्ने/गराउने।

६. बजेट लेखा राख्ने, लेखा विवरण तयार गर्ने र सम्बन्धित निकायमा प्रतिवेदन पेश गर्ने/गराउने।

७. बेरूजु फछ्यौट सम्बन्धी कार्य गर्ने/गराउने।

८. कर्मचारीहरूको कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन गर्ने र गुनासो व्यवस्थापन गर्ने।

९. प्रदेश सरकारसँग आवश्यक समन्वय गर्ने।

१०. संविधान र कानून बमोजिम मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रीहरूको नियुक्ति तथा शपथ ग्रहणको व्यवस्था मिलाउने.

११. प्रदेश प्रमुखको नाममा हुने निर्णय र अधिकारपत्रको प्रमाणीकरण गर्ने व्यवस्था मिलाउने।

१२. विधेयक तथा अध्यादेश प्रमाणीकरण र प्रदेश सभाको बैठक आव्हान/अन्त्य सम्बन्धी कार्य गर्ने।

१३. संवैधानिक निकायकाप्रमुखहरूको नियुक्ति, शपथ र प्रतिवेदन ग्रहण कार्यक्रमको व्यवस्थापन गर्ने ।

१४. प्रदेश प्रमुखको स्वदेश तथा वैदेशिक भ्रमणको व्यवस्थापन गर्ने ।

१५. अदालतमा परेका मुद्दाहरूमा प्रतिरक्षा सम्बन्धी कार्य गर्ने र निवासको सुरक्षाका लागि सुरक्षा निकायसँग समन्वय गर्ने ।

उपसचिव (व्यवस्थापन शाखा)

१. कार्यालयको कर्मचारी प्रशासन, आन्तरिक व्यवस्थापन गरी अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

२. वार्षिक बजेट तयार गर्ने/गराउने,

३. बेरूजु फछ्र्यौट सम्बन्धी कार्य गर्ने/गराउने,

४. मातहत कर्मचारीहरूलाई नियमानुसार कार्यसम्पादन फाराम पेश गर्न लगाउने, मूल्याङ्कन गर्ने,

५. कर्मचारीको गुनासो व्यवस्थापन सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने/गराउने,

६. प्रदेशको विधेयक तथा अध्यादेश प्रमाणीकरण गर्ने व्यवस्था मिलाउन आवश्यक सहयोग तथा समन्वय गर्ने,

७. प्रदेश प्रमुख र प्रदेश प्रमुखको कार्यालयलाई विपक्षी बनाई सम्मानित अदालतमा परेका निवेदनहरूमा लिखित जवाफ तथा प्रतिरक्षा सम्बन्धी कार्यमा आवश्यक सहयोग तथा समन्वय गर्ने,

८. तोकिए बमोजिमको सम्पादित कामको नियमित रूपमा प्रतिवेदन पेश गर्ने, कार्यालयको प्रशासन एवम् आन्तरिक व्यवस्थापन सम्बन्धी काममा नियमित रूपमा अनुगमन एवम् सुपरिवेक्षण गरी जानकारी लिने र सोही बमोजिमको जानकारी गराउने,

९. माननीय प्रदेश प्रमुखज्यूको कार्यकक्ष एवम् निवासको व्यवस्थापन ठिक ढङ्गले भईरहेको छ छैन, नियमित अनुगमन गरी उचित व्यवस्थापन गर्ने/गराउने,

१०. प्रदेश प्रमुखज्यूको निवासको सुरक्षा प्रबन्ध बारे नियमित जानकारी लिई सुरक्षा निकायसँग नियमित सम्पर्कमा रहने,

११. सूचना तथा समन्वय शाखा प्रमुख कार्यालयमा अनुपस्थित रहँदा सो शाखालाई तोकिएका कार्य समेत गर्ने/गराउने,

१२. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

उपसचिव (सूचना तथा समन्वय शाखा)

१. संविधान र कानून बमोजिम मुख्यमन्त्री नियुक्ति तथा मुख्यमन्त्री र मन्त्रीहरूको शपथ ग्रहणको व्यवस्था मिलाउन सहयोग गर्ने र सोको व्यवस्थित/सुरक्षित एवम् भरपर्दो अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

२. प्रदेश सभाको बैठक आव्हान र अन्त्य तथा सभामा सम्बोधन गर्ने व्यवस्था मिलाउन सहयोग एवम् समन्वय गर्ने,

३. संविधान र प्रदेश कानून बमोजिम प्रदेश प्रमुखको नाममा हुने निर्णय र तत्सम्बन्धी अधिकारपत्रको प्रमाणीकरण गर्ने व्यवस्था मिलाउने,

४. प्रदेश प्रमुख संलग्न रहने औपचारिक तथा अनौपचारिक कार्यक्रमहरूको व्यवस्थापन र समन्वय गर्ने काममा सहयोग गर्ने,

५. प्रदेश प्रमुखबाट हुने सम्बोधन, शुभकामना सन्देश आदि तयार पार्ने, स्वदेशी तथा विदेशी व्यक्तित्वसँग हुने भेटघाटको व्यवस्थापन सम्बन्धी आवश्यक प्रबन्ध गर्ने,

६. प्रदेश प्रमुखलाई सम्बोधन गरी प्राप्त हुने निवेदन तथा ज्ञापनपत्रहरूको अध्ययन विश्लेषण गरी राय सहित प्रतिवेदन गर्ने,

७. संवैधानिक निकायका प्रमुख एवम् पदाधिकारीहरूको प्रतिवेदन ग्रहण कार्यक्रमको प्रबन्ध मिलाउने,

८. प्रदेश प्रमुखको स्वदेश तथा वैदेशिक भ्रमणको व्यवस्थापन सम्बन्धी कार्य गर्ने/गराउने,

९. सेवाग्राहीको गुनासो व्यवस्थापन सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने/गराउने,

१०. संघ र प्रदेश बीच समन्वय सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने/गराउने,

११. मातहत कर्मचारीहरूलाई नियमानुसार कार्यसम्पादन फारम पेस गर्न लगाउने, मूल्याङ्कन गर्ने,

१२. तोकिए बमोजिमको सम्पादित कामको नियमित रूपमा प्रतिवेदन पेस गर्ने, आफू अन्तर्गतका कर्मचारीहरूको कामको अनुगमन गर्ने,

१३. आफ्नो शाखासँग सम्बन्धित चिठीपत्र, फाईल लगायतका अभिलेख व्यवस्थित र सुरक्षित गर्ने/गराउने,

१४. सूचनाको हक सम्बन्धी प्रचलित कानुन बमोजिम सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यहरु गर्ने,

१५. व्यवस्थापन शाखा प्रमुख अनुपस्थित रहँदा सो शाखालाई तोकिएको कार्य समेत गर्ने/गराउने,

१६. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

शाखा अधिकृत (व्यवस्थापन शाखा)

१. कार्यालयको कर्मचारी प्रशासन सम्बन्धी कार्य गर्ने,

२. कार्यालयको आन्तरिक प्रशासन र व्यवस्थापन, सुरक्षा सरसफाई आदिसँग सम्बन्धित काम गराउने, अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

३. कार्यालयसँग सम्बन्धित जिन्सी मालसामानको अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने र सामानको उचित उपयोग एवम् व्यवस्थापन गर्ने,

४. मातहतका कर्मचारीहरूको कामको अनुगमन गर्ने, कर्मचारीहरूलाई नियमानुसार कार्यसम्पादन फारम पेस गर्न लगाउने, कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन गर्ने। कार्यालयको समग्र कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने,

५. शाखाको काम सम्बन्धी फाईल तथा कागजातहरू व्यवस्थित एवम् सुरक्षित साथ राख्ने/राख्न लगाउने,

६. सूचना तथा समन्वय शाखाका अधिकृत कर्मचारी अनुपस्थित रहेको बेला निजहरूले सम्पादन गर्नुपर्ने काम समेत गर्ने,

७. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

शाखा अधिकृत (सूचना तथा समन्वय शाखा)

१. संविधान र कानून बमोजिम मुख्यमन्त्री नियुक्ति तथा मुख्यमन्त्री र मन्त्रीहरूको शपथ ग्रहण सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने र सोको व्यवस्थित/सुरक्षित अभिलेख राख्ने,

२. प्रदेश सभाको अधिवेशन आव्हान र अन्त्य सम्बन्धी आवश्यक कार्य गर्ने,

३. संविधान र प्रदेश कानून बमोजिम प्रदेश प्रमुखको नाममा हुने निर्णय र तत्सम्बन्धी अधिकारपत्रको प्रमाणीकरण सम्बन्धी कार्य गर्ने,

४. प्रदेश प्रमुखबाट हुने सम्बोधन शुभकामना सन्देश आदि तयार पार्ने काममा सहयोग गर्ने,

५. प्रदेश प्रमुखलाई सम्बोधन गरी प्राप्त हुने निवेदन तथा ज्ञापनपत्रहरूको अध्ययन विश्लेषण गरी राय सहित पेस गर्ने,

६. संवैधानिक निकायका प्रमुख एवम् पदाधिकारीहरूको प्रतिवेदन ग्रहण कार्यक्रमको व्यवस्थापन सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने,

७. मातहतका कर्मचारीहरूको कामको अनुगमन गर्ने, कर्मचारीहरूलाई नियमानुसार कार्यसम्पादन फारम पेश गर्न लगाउने, कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन गर्ने,

८. शाखाको काम सम्बन्धी फाईल तथा कागजातहरू व्यवस्थित एवम् सुरक्षितसाथ राख्ने/राख्न लगाउने,

९. सूचनाको हक सम्बन्धी प्रचलित कानुन बमोजिम सम्पादन गर्नुपर्ने कार्यहरु गर्ने,

१०. व्यवस्थापन शाखाका शाखा अधिकृत अनुपस्थित रहेको बेला निजहरूले सम्पादन गर्नुपर्ने काम समेत गर्ने,

११. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

शाखा अधिकृत (निजी सचिवालय)

१. कार्यकक्षमा प्रदेश प्रमुखसँग हुने भेटघाट व्यवस्थापन गर्ने, प्रदेश प्रमुखको कार्यक्रम र भ्रमण व्यवस्थापन गर्न सहयोग गर्ने,

२. प्रदेश प्रमुखको सुरक्षा प्रबन्धको लागि सुरक्षा निकायमा पत्राचार एवम् समन्वय गर्ने,

३. प्रदेश प्रमुखको कार्यक्रम र भ्रमण सम्बन्धी कार्यक्रमहरूको अभिलेखीकरण गर्ने,

४. प्रदेश प्रमुखको कार्यक्रम तालिका बारेमा सम्पर्क अधिकृतको रूपमा काम गर्ने,

५. प्रदेश प्रमुखले जानकारी लिन चाहेका विषयमा सम्बन्धित निकायमा सम्पर्क गरी जानकारी लिने र उपलब्ध गराउने,

६. प्रदेश प्रमुखबाट भएका आदेश निर्देशनको कार्यान्वयनबारे अनुगमन र समन्वय गर्ने,

७. शाखाको काम सम्बन्धी फाईलहरु सुरक्षित साथ अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

८. व्यवस्थापन शाखाका शाखा अधिकृत अनुपस्थित रहेको बेला निजहरूले सम्पादन गर्नुपर्ने काम समेत गर्ने,

९. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

लेखा अधिकृत (व्यवस्थापन शाखा)

१. कार्यालयको दैनिक आर्थिक कारोबार र खाता सञ्चालन गर्ने,

२. कार्यालयको सम्पूर्ण आर्थिक कारोबारसँग सम्बन्धित जिम्मेवारी बहन गर्ने,

३. निकासा भएको रकम र खर्चको हिसाब रीतपूर्वक राख्ने, खर्चको फाँटबारी तथा आर्थिक विवरण तयार गर्ने, त्यस्तो फाँटबारी तथा आर्थिक विवरण कार्यालय प्रमुख वा तोकिएको अधिकृतबाट प्रमाणित गराई समयमै सम्बन्धित निकायमा पठाउने,

४. नगदी, चेक तथा आर्थिक कारोबारका अन्य कागजात जिम्मा लिने,

५. विनियोजन, राजस्व र धरौटीको आन्तरिक तथा अन्तिम लेखापरीक्षण गराउने,

६. बेरुजुको लगत राख्ने, बेरुजु फछ्र्यौट सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने,

७. कार्यालयको आर्थिक कारोबारको सम्बन्धमा माग भए बमोजिम राय दिने,

८. आर्थिक विषयहरूसँग सम्बन्धित निर्णय कार्यान्वयन गर्ने/गराउने,

९. वार्षिक बजेट तर्जुमा सम्बन्धी आवश्यक कार्य गर्ने,

१०. आर्थिक प्रशासनसँग सम्बन्धित तोकिए बमोजिमका अन्य सम्पुर्ण कार्यहरू गर्ने।

कानून अधिकृत (व्यवस्थापन शाखा)

१. प्रदेशको विधेयक तथा अध्यादेश प्रमाणीकरण गर्ने व्यवस्था मिलाउने,

२. प्रदेश प्रमुख र प्रदेश प्रमुखको कार्यालयलाई विपक्षी बनाई सम्मानित अदालतमा परेका निवेदनहरूमा लिखित जवाफ तथा प्रतिरक्षा सम्बन्धी आवश्यक कागजातहरू तयार गर्ने,

३. प्रदेश सभाबाट प्राप्त हुन आएको विधेयक र प्रदेश सरकारबाट प्राप्त हुन आएका अध्यादेश अध्ययन गर्ने, संविधान बमोजिम भए नभएको र प्रचलित कानूनसँग बाझिएको नबाझिएको र अङ्ग पुगे/नपुगेको सम्बन्धमा स्पष्ट राय पेश गर्ने,

४. कार्यालयको प्रशासनिक निर्णयका सम्बन्धमा माग भए बमोजिम कानूनी राय दिने,

५. शाखाको कामसँग सम्बन्धित फाइलहरू सुरक्षित साथ अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

६. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

कम्प्युटर अधिकृत (सूचना तथा समन्वय शाखा)

१. कार्यालयका सूचना प्रविधि सम्बन्धी पूर्वाधार तथा उपकरणको व्यवस्थापन गर्ने र अद्यावधिक राख्ने,

२. कार्यालयको Website, E-mail नियमित संचालन र अद्यावधिक गर्ने। डिजिटल अभिलेख तथा प्रतिवेदन तयार पार्न आवश्यक सहयोग गर्ने,

३. कम्प्युटर अपरेटरले Scan गरी राखेका फाइलहरू रुजु गरी सुरक्षित भण्डारणको व्यवस्था मिलाउने,

४. कार्यालयको सूचना छिटो, छरितो प्रवाह गर्न Telephone contacts अद्यावधिक गर्ने र Group SMS गर्ने/गराउने,

५. कार्यालयको सूचना प्रविधिको Upgrading सम्बन्धमा निरन्तर अध्ययन गरी प्रतिवेदन गर्ने,

६. मातहतका कर्मचारीहरूको कामको अनुगमन र मूल्याङ्कन गर्ने,

७. शाखाको काम सम्बन्धी फाइलहरू सुरक्षित साथ अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

८. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

प्रोटोकल अधिकृत (सूचना तथा समन्वय शाखा)

१. प्रदेश प्रमुखसँग विदेशी पदाधिकारीबाट हुने शिष्टाचार भेट तथा बैठकको प्रबन्ध गर्ने,

२. विदेशी पदाधिकारीबाट हुने शिष्टाचार भेट बाहेकका छलफल वा बैठक सम्बन्धी विषयमा लिखित जानकारी माग गर्ने र सोही बमोजिमको कार्यसूची तय गर्ने,

३. विदेशी पदाधिकारीबाट हुने शिष्टाचार भेट, छलफल र बैठक सम्बन्धमा परराष्ट्र मन्त्रालयमा पठाउने पत्रको मस्यौदा तयार गर्ने,

४. विदेशी पदाधिकारीसँगको शिष्टाचार भेट, छलफल र बैठकका विषयवस्तु टिपोट गरी दस्तावेजीकरण गर्ने र आवश्यकता अनुसार प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय र परराष्ट्र मन्त्रालयमा प्रतिवेदन गर्ने सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने,

५. कुटनीतिक भेटघाट सम्बन्धमा राख्नुपर्ने विषयको टिपोट तयार गरी पेस गर्ने,

६. शाखाको काम सम्बन्धी फाईलहरू सुरक्षित साथ अभिलेख राख्ने/राख्न लगाउने,

७. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

नायब सुब्बा (व्यवस्थापन शाखा)

१. सचिवको निजी सचिवालय सम्बन्धी आवश्यक कार्यहरू गर्ने,

२. कार्यालयलाई आवश्यक पर्ने मालसामानहरूको माग संकलन गर्ने, खरिद आदेश तयार गरी स्वीकृत गराउने। कार्यालयको आन्तरिक प्रशासन र व्यवस्थापन,कर्मचारी प्रशासन सुरक्षा सरसफाई आदिसँग सम्बन्धित काम गराउने, अभिलेख राख्ने।

३. स्वीकृत खरिद आदेश बमोजिम मालसामान खरिद गर्ने, जिन्सी दाखिला गरी प्रमाणित गराउने,

४. स्वीकृत माग फाराम बमोजिमका मालसामानहरू निकासा गरी जिन्सी लेखा अद्यावधिक गर्ने,

५. सार्वजनिक खरिद इकाईको सचिवालयको रूपमा गर्नुपर्ने कार्यहरू गर्ने,

६. कार्यालय परिसरको सुरक्षा, सरसफाई र भौतिक सम्पत्तिको संरक्षण सम्बन्धी कार्यहरू गर्ने,

७. व्यवस्थापन शाखासँग सम्बन्धित अभिलेख व्यवस्थित रुपमा राख्ने,

८. सूचना तथा समन्वय शाखाका नायब सुब्बा अनुपस्थित रहँदा निजले गरी आएका कार्यहरू समेत गर्ने,

९. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

नायब सुब्बा (व्यवस्थापन शाखा)

१. कार्यालयमा प्राप्त भएका फाइल तथा चिठीपत्र बुझिलिने, दर्ता गरी सम्बन्धित अधिकारी समक्ष तोकआदेशका लागि पेश गर्ने र दर्ता भएका विवरणहरुको अभिलेख राख्ने,

२. कार्यालयबाट पठाउनुपर्ने चिठीपत्र तथा फाइलहरु चलानी गरी सम्बन्धित निकायमा पठाउने र चलानी भएका विवरणहरुको अभिलेख राख्ने,

३. दैनिक प्रशासनिक कार्यसंचालनमा सहयो गर्ने,

४. आवश्यकता अनुसार कार्यालयका चिठीपत्र तथा प्रतिवेदनहरु कम्प्युटरमा टाइप गर्ने,

५. सूचना तथा समन्वय शाखासँग सम्बन्धित अभिलेख सुरक्षित राख्ने,

६. व्यवस्थापन शाखाका शाखाका नायब सुब्बा अनुपस्थित रहँदा निजले गरी आएका कार्यहरू समेत गर्ने,

७. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

कम्प्युटर अपरेटर (सूचना तथा समन्वय शाखा)

१. चिठीपत्र, टिप्पणी र प्रतिवेदनहरू टाइप गरी सम्बन्धित अधिकृत समक्ष पेश गर्ने,

२. कार्यालयमा सिर्जित डकुमेन्ट, प्राप्त सुचना, तथ्याङ्क, विवरणहरू सुरक्षित तरिकाले ड्राईभमा राख्ने,

३. कार्यालयमा प्राप्त पत्र र निर्णयहरू Scan गरी सुरक्षित तरिकाले डिस्क, ड्राईभमा अभिलेखित गर्ने,

४. कार्यालयको वेवसाइट सञ्चालन गर्ने, E-mail नियमित रूपमा खोली प्राप्त पत्र तथा कागजातका विषयमा सम्बन्धित अधिकृतलाई जानकारी गराउने,

५. कम्प्युटरमा भाईरस प्रवेश गर्न नसक्ने वातावरण तयार गर्न तुरुन्त सम्बन्धित सुपरिवेक्षक समक्ष पेश गर्ने, अद्यावधिक गर्ने,

६. कम्प्युटरबाट आवश्यक विवरणहरूको प्रतिलिपि झिकी सम्बन्धित शाखा, कर्मचारीहरूलाई उपलब्ध गराउने,

७. कार्यालयमा भएका कम्प्युटर, ल्यापटप सञ्चालनका क्रममा देखिएका अवरोधहरू हटाउन आवश्यक समन्वय गर्ने,

८. कार्यालयका नायव सुब्बा कर्मचारीहरू अनुपस्थित रहेका समयमा निजहरूले सम्पादन गर्ने कार्यहरू समेत गर्ने,

९. कम्प्युटर अधिकृतको अनुपस्थितिमा निजलाई तोकिएका कार्यहरु समेत सम्पादन गर्ने,

१०. माथिल्लो अधिकारीहरूबाट तोकिए निर्देशन भए बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

हलुका सवारी चालक (व्यवस्थापन शाखा)

१. आफ्नो जिम्मेवारीमा रहेको सवारी साधनको हेरचाह, सुरक्षा, नियमित सरसफाई गर्ने,

२. सवारी साधनको प्रयोग गर्ने पदाधिकारीको निर्देशन बमोजिम सवारी साधन चलाउने,

३. सवारी साधनको सञ्चालन लगबुक नियमित रूपमा अद्यावधिक गर्ने,

४. सवारी साधनको ब्लुबुक नवीकरण र बीमा गर्ने सम्बन्धमा समयमै सम्बन्धित अधिकारीलाई जानकारी गराउने,

५. सवारी साधन मर्मत गर्नुपर्ने भएमा सोको जानकारी सम्बन्धित पदाधिकारी वा कर्मचारी तथा जिन्सी शाखा प्रमुखलाई जानकारी गराउने,

६. सवारी साधन मर्मत गराउँदा सम्बन्धित स्थलमा गई मर्मत कार्यको रेखदेख गर्ने,

७. सवारी साधन सञ्चालनको सूचना नियमित रूपमा कार्यालयलाई जानकारी गराउने,

८. सवारी चालक अनुमतिपत्र नियमित रूपमा नवीकरण गरी अद्यावधिक गर्ने,

९. सवारी साधन प्रयोग गर्ने पदाधिकारी र कार्यालयको निर्देशन बमोजिमका अन्य कार्यहरू गर्ने।

कार्यालय सहयोगी (व्यवस्थापन शाखा)

१. कार्यालय समयभन्दा अगावै कार्यालय खोल्ने तथा कार्यालय समय पश्चात् कार्यालय बन्द गर्ने,

२. कार्यालयका विभिन्न शाखाहरूमा भएका टेबुल, कुर्सी, सोफा लगायतका फर्निचर तथा भुइँ आदि सरसफाई गर्ने,

३. चिठीपत्र तथा अन्य कागजातहरू ओसारपसार गर्ने र आवश्यकता अनुसार फायल एवम् अभिलेख व्यवस्थापनमा सहयोग गर्ने,

४. आवश्यकता अनुसार चिया र पानीको व्यवस्था गर्ने, कार्यक्रमहरूमा अतिथि सत्कारमा सहयोग गर्ने,

५. कार्यालय परिसर र सरकारी सम्पत्तिको रेखदेख गर्ने, आवश्यकता अनुसार सम्बन्धित अधिकारीलाई सूचना दिने,

६. कार्यालय परिसरमा बिरुवा तथा फूल रोप्ने, गोडमेल गर्ने तथा हेरचाह गर्ने,

७. कार्यालयको कामकाजको बारेमा कर्मचारीहरूको आचारसंहिता बमोजिम गोपनीयता कायम गर्ने,

८. माथिल्लो पदाधिकारीबाट तोकिए वा निर्देशन भए बमोजिमका कार्यालय सहयोगीले गर्ने अन्य सम्पुर्ण कार्यहरू गर्ने।